【デイケア職員向け 業務改善ガイド】「どこから始めればいい？」 デイケアのDX・ICTによる生産性向上、 最初の一歩と実践事例
「DXが大事だとは分かっている。でも、何から始めればいいか分からないし、そんな時間もない！」――デイケア（通所リハビリ）の現場では、そんな声をよく耳にします。ICTツールを導入したはいいが現場に定着しなかった、費用をかけたのに業務は変わらなかった、という失敗談も少なくありません。
この記事では、「まず現状を診断することから始める」という考え方を軸に、デイケアのDX・ICT推進における業務改善の具体的な進め方を、事例を交えて解説します。
目次
1. なぜ今、デイケアでDX・ICTが必要なのか
デイケアを取り巻く環境は、この数年で大きく変化しています。利用ニーズは右肩上がりである一方、働き手となる専門職の確保はますます難しくなっています。残念ながら倒産も増えていますよね。
厚生労働省の推計では、2040年度には約57万人の介護職員が不足するとされており、もはや「人を増やす」だけで解決できる問題ではありません。デイケアも例外ではなく、PT・OT・ST・介護職・看護職など多職種が連携するなかで、いかに「ひとりひとりの時間を利用者ケアに向け、質を向上させるか」が事業継続の鍵になっています。
国は令和6年度の介護報酬改定でICT・介護ロボット活用施設への人員配置基準の緩和を導入するなど、テクノロジーによる生産性向上を重点施策に位置づけています。
2. ありがちな失敗パターンと、その原因
DXや業務改善に取り組もうとして、うまくいかない事業所には共通のパターンがあります。
これらに共通するのは、「今、自分たちの現場のどこが課題なのか」を客観的に把握しないまま行動に移している点です。DXは手段であって目的ではありません。「課題の見える化」＝診断が適切でないと、どんなツールを入れても効果は限定的になってしまいますよね。
3. 厚労省が示す7つの業務改善テーマ
厚生労働省が策定した「介護現場の生産性向上ガイドライン」では、業務改善の7つの取り組みポイントが示されています。デイケアに当てはめると、次のような領域が該当します。
リハビリ機器・介護用品の整理整頓、休憩環境、職員が意見を言いやすい風土づくりなど、すべての改善活動の土台となる環境整備です。
PT・OT・ST・介護職・看護職それぞれの専門業務と責任範囲を明確化し、間接業務を介護助手や事務職に適切に分担します。
介護ソフト・タブレットによる記録効率化、訓練支援機器の活用、客観的データに基づく機能訓練計画の見直しなどを進めます。
送迎・リハビリ・緊急時対応などの標準手順書を整備し、誰が担当しても同じ質のサービスが提供できる体制を作ります。
記録様式の統一・チェック式化、介護ソフトとの連携による転記ゼロの実現など、記録時間そのものを短縮します。
職員間の申し送り・会議時間の削減、居宅ケアマネや医療機関との連携強化、インカムやチャットツールの活用などです。
新人教育の体系化、職員が互いに学び合う文化の醸成、そして日常業務と事業所理念を結びつける取り組みです。
これらの事例に共通しているのは、「何が問題か」を明確にしてから手段を選んでいるという点です。
特にICTの活用については、従来の紙媒体での情報のやりとりを抜本的に見直し、ICTを介護現場のインフラとして積極的に導入していく動きが求められています。しかし国が推奨するからといって、闇雲にツールを入れても効果は出ません。
生産性向上の出発点は、現状の「見える化」＝診断です。職員それぞれが「今、自分の職場のどこに課題があるか」を同じ視点で見つめ直すことで、初めて改善の方向性が定まります。
具体的には、以下のような問いを全員で共有することが有効です。
- 職場環境は整っているか？
- PT・OT・ST・介護職の役割分担は明確か？
- ICT機器は適切に使えているか？
- 手順書はあり、活用されているか？
- 記録に無駄な転記作業はないか？
- 情報共有はスムーズか？
- 新人教育の仕組みはあるか？
- 理念・行動指針が日常業務と結びついているか？
これらを「感覚」ではなく数値で把握することが、診断の意味です。スタッフ間で認識のズレがあることも多く、「管理者は問題ないと思っているが、現場職員は課題だと感じている」という差異が、アンケート形式の診断で初めて見えてくることも珍しくありません。
4. リハビリ・通所系施設の事例
事例① ICTで記録時間を1日60分削減（通所系施設）
事例② タスクシフトで専門職がケアに集中（通所・施設系）
事例③ 記録の電子化でムダな転記をゼロに（通所系共通の課題）
5. 「まず診断から」すべき理由
これらの事例に共通しているのは、「何が問題か」を明確にしてから手段を選んでいるという点です。
特にICTの活用については、従来の紙媒体での情報のやりとりを抜本的に見直し、ICTを介護現場のインフラとして積極的に導入していく動きが求められています。しかし国が推奨するからといって、闇雲にツールを入れても効果は出ないのです。
生産性向上の出発点は、現状の「見える化」＝診断です。職員それぞれが「今、自分の職場のどこに課題があるか」を同じ視点で見つめ直すことで、初めて改善の方向性が定まります。
具体的には、以下のような問いを全員で共有することが有効です。
- 職場環境は整っているか？
- PT・OT・ST・介護職の役割分担は明確か？
- ICT機器は適切に使えているか？
- 手順書はあり、活用されているか？
- 記録に無駄な転記作業はないか？
- 情報共有はスムーズか？
- 新人教育の仕組みはあるか？
- 理念・行動指針が日常業務と結びついているか？
これらを「感覚」ではなく数値で把握することが、診断の意味です。スタッフ間で認識のズレがあることも多く、「管理者は問題ないと思っているが、現場職員は課題だと感じている」という差異が、アンケート形式の診断で初めて見えてくることも珍しくありません。
6. 業務改善5ステップ：診断 → 計画 → 実行 → 評価 → 定着
現状診断ができたら、以下のステップで改善を進めましょう。
7つのテーマについて、職員全員がアンケートに回答。平均スコアの低い領域が、優先的に取り組むべき課題です。同時に「1日あたりの記録時間」「会議・申し送り時間」などの時間も把握しましょう。どこにどれだけ時間がかかっているかを数値化することが、改善効果の測定基準になります。
診断で明らかになった課題に対して、適切なICTツールや業務改善策を選定します。「記録時間が長い → 介護ソフトとタブレット導入」「情報共有に漏れがある → チャットツール導入」など、手段は課題の後に選ぶことが原則です。
一度にすべてを変えようとしない。1つのテーマに絞り、まず試験的に取り組みます。現場スタッフが「これなら使える」と感じる小さな成功体験が、組織全体のモチベーションを高めます。
「記録時間が何分減ったか」「会議時間は短縮できたか」など、診断時に計測した数値と比較して効果を検証します。令和6年度介護報酬改定では、生産性向上推進体制加算の取得要件として、ICT活用とデータ提出が位置づけられています。日頃からデータを取る習慣が、加算取得にもつながります。
改善した内容を手順書に反映し、スタッフが変わっても同じ質が保たれる仕組みを作ります。OJTの場面でも新しい手順を共有し、「改善は一度で終わりではなく継続するもの」という文化を育てることが、真の生産性向上の到達点です。
7. まず「診断」から。無料アンケートを活用しよう
ここまで読んでいただいたように、デイケアのDX・ICT推進における業務改善は、「現状の見える化＝診断」から始めることが最も効果的です。
DX医療介護ナビでは、厚労省の生産性向上ガイドラインの7つのテーマ（職場環境・役割分担・テクノロジー活用・手順書・記録様式・情報共有・OJT・理念徹底）に対応した「デイケア職員向け生産性向上アンケート」を作成しました。
このアンケートは、1枚の用紙でスタッフ全員が5段階評価で回答できる構成になっており、
- どのテーマのスコアが低いか（＝優先課題）が一目でわかる
- 1日あたりの業務時間を記録できる（改善前後の比較に使える）
- 職員が感じている改善アイデアを自由記述で収集できる
といった特長があります。管理者が「うちの課題はここだ」と直感で決めるのではなく、現場全員の声をデータとして集めることで、的外れな対策を防ぎ、納得感のある改善活動につなげることができます。
【無料でダウンロード】 デイケア職員向け 生産性向上アンケート（診断ツール）
DX医療介護ナビへの無料会員登録で、今すぐPDFをダウンロードいただけます。職場環境・ICT活用・情報共有など8テーマをカバーする、現場そのままで使える診断シートです。ぜひ、使ってみてください！！
DX医療介護ナビ 編集部
関連記事
