また、失敗を認めたくないという心理が働くため製品のせいにしていることも多く見られます。（製品が悪いのであれば、ある意味、その選択をしたミスが組織にはあるということです。もちろん製品が悪いこともありますが、それでは何も改善しないので、「そのためにはどうするか？」を考えることが組織として重要なことです。）

本記事では、ガイドラインを効果的に活用するための基本となる組織マネジメントのテクニックについて紹介します。

プロジェクトの成功の80%は事前準備（ほとんどが組織マネジメントレベルの段階）にあると言われています。

組織マネジメントのコツを知ることで介護テクノロジーの導入や新プロジェクトを成功させましょう。

介護施設における組織マネジメントのポイント

組織は個人の集合体です。

よって、組織マネジメントにおいては個人（＝1人の人間）について理解するのがポイントです。

介護施設は業務の性質上、とくに人間臭さの強い職場ですのでこれが効果的です。

組織の方向性を明示する

職員の考え方はそれぞれ異なることを理解する

組織は個人が集まって成り立っています。

よって、何もしなければ　「組織の風土　＝　個人個人の考え方の総和」　となります。

例えば、移動をする際には、個人によって行きたい方向は様々でしょう。

北が優先されるのか、南が優先されるのかは個人によって異なります。

結果的に組織において北に行きたい人や東に行きたい人が多い場合は自然と北東方向に組織は進んでいくことになります。

生産性向上と組織マネジメント — 職員それぞれで方向性は異なる。職員個人の影響を受けやすく、組織として行く方向が定まらない。

介護施設でも同様です。様々なバックグラウンドを持ち、受けた教育も異なり、家庭構成などの状況も異なる1人の個人は、介護職員といえど考えかたは少しずつ異なります。

例えば、同じ業務を行っていいる介護職員であっても「寄り添った介護とは？」の問いかけに対して異なった回答が得られます。

例えば、文字通り「とにかく介護職員が利用者のそばにできるだけ長い時間居るようにする」ことを考える職員が居るでしょう。

そばに居る時間は減るかもしれないが「利用者の望みを叶えてあげられるように様々な調整を行う」ことを考える職員もいるでしょう。

一方で、利用者の自立を促すために「必要最小限の支援のみを行う」ことが重要であると考える職員もいるかもしれません。

さらに思考を膨らませ、「テクノロジーを用いた支援で、利用者の最適なタイミングで家族や職員とコミュニケーションがとれるようにする」ことが寄り添った介護であるとす考える職員も居るでしょう。

これでは、同じ「寄り添った介護」を目指していても組織の内部で軋轢が生じるだけです。

両者とも寄り添った介護を願っているのにフラストレーションがたまることになりますから、こんなにもったいないことはありません。

個人で解釈の違いが出ないレベルの施設方針を明示する

介護施設の多くは理念・ビジョンや行動指針等を掲げていると思います。

これ自体は非常に重要なことではありますが、概して理念やビジョンというのは抽象的なものになりがちです。

抽象的なものほど、人によって捉え方が変わるものなので要注意です。

例えば、先に挙げたように

「寄り添った介護を提供する」

という抽象的な理念があるとすると、理念に対して職員によって少しずつ捉え方が異なるものです。

そのため、理念やビジョンを補助するための「具体的に明記された方針」が無いと、職員同士で意見が異なってしまいます。

よって、経営上層部は理念をかみ砕き、具体的な方針まで落とし込み、これを明示する必要があります。

先に挙げた東西南北の例でいうと、「組織は北へ行くよ！」と誰にとっても同じ捉え方になるレベルに落とし込み明確に示すことです。

職員それぞれには異なった意見はあると思いますが、組織の意見に合わせてもらうようにするのです。

向かう方向が統一されれば、スムーズに大きくその方向に進めるようになります。

組織マネジメント　理念や方針 — 組織の方針が「北」ならば、「北」としっかり明示する。職員も「北」に向くように仕向ける。

介護施設であれば例えば次のように考えます。

当施設は「寄り添った介護を提供する」という理念で運営を行っています。

そのためには「利用者さん1人1人の個別のケアが必要」になります。

「利用者さん1人1人の個別のケアが必要」なので、利用者さんの暮らしをしっかりとデータとして捉えるために「ICTを導入して利用者さんの生活を見える化する」という方針を明記します。

さらに、「利用者さん1人1人の個別のケアが必要」なので、「介護職員に時間的・心理的ゆとりが必要」というのも必要でしょう。

さらに、「介護職員に時間的・心理的ゆとりが必要」なので、従来の業務を見直し「介護助手やICTに代行できる業務を積極的にタスクシフトする」という方針も明記することにもなるでしょう。（まとめは下記参照）

このようにして、組織としての方針をしっかりと定義し明示することが重要です。

できればこの方針は文字にして明記し、定期的に発信してください。

紙に記して見えるところに掲示すると職員は無意識にそれを脳に入れ有効性が高まります。

【理念・ビジョン】寄り添った介護を提供する

【大方針】①利用者さん1人1人の個別ケアを行う　②職員に時間的・心理的ゆとりを作り出す

【小方針】①ICTを導入して利用者さんの生活を見える化する　②ICTや介護助手に代行できる業務を積極的にタスクシフトする

人間の特性を理解した組織マネジメント

介護の現場というのは提供するサービスの性質上、人間臭い職場であり、人間臭い人が集まっていることが多いものです。

よってプロジェクトの成功のためには、人間の特性を知ることが大きなポイントになります。

人間の特性について科学した学問として行動経済学や認知心理学などがありますが、これらを基にした組織マネジメントの手法は介護施設だけではなく、世の中の企業等でも実践され、組織の扱いに成功している例は多くあります。

組織マネジメントについて深堀すると数冊の本が書けてしまうくらいのボリュームになってしまいますので、ここではできるだけシンプルに分かりやすい形で記載していきます。

ポイントになるのは「人間の脳は原始の時代から大きく変わっていない」という考え方です。

諸説ありますが、今の人間の原型は500万年以上前に現れ、農耕を始めたのが1万年以上前、現代のような資本主義の社会が形成されてきたのは1700年代後半の産業革命からです。

つまり、人間の脳は原始の時代から現代の社会に追い付いていないということです。

原子の時代から変わっていない脳とは次のようなものです。これらを踏まえ組織マネジメントのテクニックについて見ていきましょう。

・新しいことや変化が苦手

・難しく頭を使うことは苦手

・時間がかかることは苦手

・単独・取り残されるのが苦手

新しいことや変化が苦手

心理的安全性を提供する

原始の時代ではグループと異なる行動を起こすことで、獣に襲われたり、疫病や毒に罹ったりしました。

よって、原始の人間にとっては変化することや、新しいことに取り組むことは死を意味することで、現代でもこの考え方は脳に残っています。

しかし、現代の社会においてはそのような心配が無いにもかかわらず、新たなことや変化を妨げています。

そこで組織に「心理的安全性」を提供することが重要です。

心理的安全性とは、チームや組織内で自分の意見や考えを自由に表現しても、否定されたり非難されたりしないという信念や雰囲気のことです。

心理的安全性が備わった組織では、メンバーがお互いを尊重し、失敗が責められることもないためアイデアを提案しやすい環境となります。

このような組織では、コミュニケーションが活発になり、組織の生産性や創造性が高まることが分かっています。

結果として、組織メンバーの満足度やエンゲージメント（組織への愛着や忠誠心）が向上し、人材の定着やサービス品質が向上します。

また、心理的安全性を提供するためには、次のようなことを行う必要があります。

職員からの提案をしっかりと受けとめる
新しい取り組みを称賛する
提案や新たな取り組みに失敗しても評価に影響しない
新プロジェクトのメンバーを守る宣言をする
キックオフ宣言をする　介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説　プロジェクト開始

難しく頭を使うことは苦手

業務をシンプルで具体的にする「スモールステップ」

原始の時代では基本的には考えることはシンプルでした。獣を見つけたら戦うが逃げるかです。

どうしようか考えている間に獣に襲われてしまうのでシンプルに答えを出すことが生存には重要だったのです。

一方、現代は、電話を使うとか、車や建物を探すとか、スマホでトラの倒し方を検索するなど多くの選択肢やステップがありますので、かえって混乱してしまうのです。

例えば組織の目標として「ノーリフティングケアを行うようにする」と掲げたとしましょう。

これだけでは抽象的ですし、獣から逃げるように瞬時に実現するのは困難であるということが分かります。

このような難しく抽象的な目標は、分解して小さく具体的なタスクに分解していきます。これをスモールステップと言います。

ノーリフティングケアを組織全体で行うためには、ノーリフティングケアの手順書を作成して、職員研修をしてOJTを実施していくのは何となく理解できるでしょう。

さらに、ノーリフティングケアの手順書はすぐにはできませんので、ここをさらに分解しましょう。

ノーリフティングケアの手順書を作成するために、講習に参加する→本を施設長に買ってもらう→本から10ぺージ抜粋する→抜粋ページを組み合わせてザックりした手順書を作成する、と分解するのです。

これくらいまで小さく具体的に分解すると、最初は難しそうに見えたノーリフティングケアに向け一歩踏み出し取組める自信が出てきますよね。

SMARTのフレームワーク

SMARTとは、目標設定の際に、より効果的に目標を達成するために用いられるフレームワークです。それぞれの頭文字が以下の要素を表します。

S: Specific（具体的）

M: Measurable（測定可能）

A: Achievable（達成可能）

R: Relevant（関連性がある）

T: Time-bound（期限がある）

【各要素の詳細と具体的な例】

ノーリフティングケアを行う目標を掲げたときの例を示します。

S: Specific（具体的）
漠然とした目標ではなく、具体的な行動や結果を明確にする。
例: 「釣り上げる介助をしない」ではなく、「全職員が、利用者の移乗・体位変換において、リフトやスリングなどの移乗補助具を適切に使用し、手による持ち上げを伴わない介護を実施する。」

M: Measurable（測定可能）
目標の達成度を数値化し、客観的に評価できるようにする。
例: 「職員がノーリフティングケアを覚える」ではなく、「3ヶ月後に、全職員を対象とした移乗補助具の操作に関する実技試験を実施し、90%以上の職員が合格する」

A: Achievable（達成可能）
現状やリソースを考慮し、現実的に達成可能な目標を設定する。
例: 「職員研修を行う」ではなく、「職員への定期的な研修、マニュアル作成、補助具の導入など、必要なリソースを確保することで、目標達成が可能である。」

R: Relevant（関連性がある）
大きな目標との関連性や、自分や組織にとっての重要性を明確にする。
例: 「安全な介護を行う」ではなく、「利用者の尊厳を保持し、安全な介護を提供することで、利用者のQOL向上と職員のモチベーション向上に繋がる。」

T: Time-bound（期限がある）
目標達成の期限を明確にすることで、計画性と実行力を高める。
例:「ノーリフティングケアな施設を目指す」ではなく、「2024年12月までに、全ユニットでノーリフティングケアが定着し、職員による手による持ち上げがゼロになる。」

SMART目標設定により次のようなメリットが得られます。

目標が明確になり、行動が具体化する
進捗状況を客観的に把握できる
モチベーションを維持しやすくなる
チームでの目標共有がスムーズになる

時間がかかることは苦手

スケジュール・タスクの進捗管理表で未来を現実に見える化

原始の時代の未来の時間感覚は「今日」までした。

食料は「今日」食べるものを探す。明日のことは考えません。

ましてや1週間や1年間など考えられるはずはありません。

よって、人間の脳は現在でも何ケ月もの先に向けたプロジェクトを行っていくのはとても苦手です。

ですので、何か月も先の未来を現在地点に持ってくる必要があります。

それが、「いつ？」「何を？」というスケジュール表です。

1週間後には試験があるから今から勉強する、1か月後には結婚式があるからお肌の手入れをするというのはまさにスケジュール表を見ています。

スケジュールがあることで未来の予定を現在地点まで持ってこられるのです。

組織におけるプロジェクトも同様です。

よってスケジュールやタスクの管理表の作成が重要になります。

組織の場合は複数の職員からなりたつために、さらに「誰が？」という概念も入っていきます

「こんなのは当たり前だよ」という声が聞こえそうですが、これすらできていない組織が圧倒的に多く、それゆえにプロジェクトがうまく行かないのです。

進捗管理表の作成に時間がかかってもったいないですか？

もったいなくないです。進捗管理表が無いと途中でプロジェクトはとん挫します。

逆に進捗管理表などの準備に時間をかけるのが重要です。準備で80%はプロジェクトの成功が決まると言われています。

進捗管理表作成に当たってのポイントは以下の通りです。

いつ、何を、誰がを明確にする
作業時間は想定の2倍かかると考えスケジュールにバッファ（余裕）を持たせる
高頻度・小時間のミーティングを行う。最低でも2週間に1度はメンバーでミーティングを行い進捗確認をする。

U字の法則を理解する

プロジェクトを開始し、現場で新しい取り組みを始めると一時的に生産性が低下します。

これは失敗ではなく一時的に新たな手法を覚えるために労力が必要となるためです。

早く移動するために自転車を使いますが一時的には自転車の乗り方を覚えなければならなかったり、便利なコミュニケーションのためにスマホを使いますが一時的にはスマホ操作の習得に時間がかかることと同様です。

このように一時的に生産性が下がるのをU時の法則（下図）と言います。

生産性が下がる時間が長くなると、先が見えず組織のモチベーションが低くなる恐れがあります。

そのため、できるだけ効率アップまでの時間を短くできるような小さなステップで改善活動を行う工夫が重要になります。

生産性向上ガイドラインより引用

厚生労働省

単独・取り残されるのが苦手

FOMOの危険性

原始の時代では単独行動は死を意味しました。

獣に襲われたり、食料を分け合ったりできないためです。

人は社会的な動物なのです。

FOMOとはFear Of Missig Outを意味し、組織から取り残されたらどうしようという気持ちが先行することです。

【組織のケース】

組織としての注意すべきことは昨今のICT化です。

例えば、周りの介護施設がどんどん見守りシステムを導入しているときに「あそこの施設も導入したし不安だからウチも導入しよう」という考え方です。

具体的な課題意識やビジョンが無い中で、「とりあえずDX！テクノロジーで生産性向上！」と動き出してしまい、結局は何をすれば良いのかわからず、プロジェクトの効果が低くなってしまいます。

まずは、地に足をつけて「なぜ必要か」を考え組織としての方針を固めましょう。

【職員のケース】

介護施設ではICTに苦手意識を持つ職員も居ます。

そのような職員はICT化が組織の方針として掲げられることで「取り残される」と感じます。

そこで、ある職員は取り残されることに恐怖し、反抗を行い、ネガティブキャンペーンで足を引っ張ります。

ある職員はもうここではやっていけないと感じ退職を選びます。

このような事態を避けるためにも、組織は「ICTの苦手な方を取り残さないように教育します。だから、頑張って付いてきてください。」と声をかけ、心理的安全性を確保してあげましょう。

外部コンサルタントによるプロジェクト支援

伴走支援・教育・研修に補助金が使用できる

改善活動のためのプロジェクトを推進していくにあたり、自施設内のリソースや実力では取り組むことが難しいことがあります。

そのために、外部の業者に研修やコンサルティング、伴走支援を検討するのも一つの選択肢です。

とくに、補助金の都合や、法人の号令によりICT化のプロジェクトを進めなければならない状況などでは、施設内での準備が整わないため、外部のコンサルタント等に頼った方がプロジェクトの成功率が高まります。

また、このようなプロジェクトにおける教育や伴走支援に対しても介護テクノロジー補助金が適用できるようになっていますので、これを見越して補助金を申請するのは有効な方法です。

介護テクノロジー補助金について徹底解説

外部のコンサルタントや伴走支援者の活用

介護施設が外部のコンサルタントに依頼することで効果的な支援を受けられる項目には、以下のようなものがあります。

現状分析と課題抽出

客観的な視点での業務フローの分析
職員へのヒアリングやアンケート実施と分析
施設の強みと弱みの洗い出し

改善計画の策定支援

具体的な改善目標の設定
実行可能な改善施策の提案
中長期的な改善ロードマップの作成

ICT・介護ロボット導入支援

施設に適したICTツールや介護ロボットの選定
導入計画の策定と実施支援
職員向け操作研修の実施

業務プロセス改善支援

業務の標準化・マニュアル作成支援
効率的な業務フローの設計
多職種連携の仕組み構築

人材育成・教育研修

リーダーシップ研修の実施
接遇・コミュニケーション研修
介護技術向上のための実践的研修

データ分析と活用支援

介護記録等のデータ分析方法の指導
科学的介護の実践に向けたアドバイス
KPIの設定と進捗管理の仕組み構築

組織風土改革支援

職員の意識改革を促す研修の実施
チームビルディング支援
職場環境改善のためのワークショップ開催

継続的な改善活動の仕組み構築

PDCAサイクルの導入と運用支援
改善活動を推進する内部人材の育成
定期的なフォローアップと進捗確認

他施設の成功事例共有

類似施設での改善事例の紹介
ベストプラクティスの共有と適用支援

補助金・助成金申請支援

活用可能な補助金・助成金の情報提供
申請書類作成のサポート

これらの支援を受けることで、施設内だけでは気づきにくい課題の発見や、専門的な知識・経験に基づいた効果的な改善策の実施が可能になります。

また、外部の視点を取り入れることで、職員の意識改革や新たな取り組みへのモチベーション向上にもつながります。

また、介護ICTやロボットなどの介護テクノロジーを購入しても、その利用が定着しないという施設が半数以上あるとされているためスタッフ教育や伴走支援は不可欠とされています。

当社は生産性向上のための伴走支援、介護テクノロジーの導入支援のための研修、セミナー、伴走支援、さらには補助金申請サポートも行っておりますので、ご興味があればこちらからお問合せをいただければと思います。

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