介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 全体像（目次付き）
目次
2024年度の介護報酬改定における生産性向上推進体制加算(I)(II)の新設や、令和7年度から処遇改善加算の要件としても記載がされることで注目されている「生産性向上ガイドライン」。
本記事では生産性向上ガイドラインについて、できるだけ優しく実用できるよう解説をしていきます。
生産性向上ガイドラインってなに？
介護施設で生産性向上に取り組む際、厚生労働省の生産性向上ガイドラインを活用することは非常に有効です。
しかし、ガイドラインを初めて読むと、その情報量の多さに圧倒され、どこから手をつけて良いか分からなくなることもあります。
本記事では、ガイドラインを効果的に活用するための具体的な方法と、介護職員やプロジェクトメンバー、経営者がこれを理解し、実践するためのアプローチを順を追って紹介していきます。
生産性向上ガイドラインの全体像
生産性向上ガイドラインは大きく4つの項目から成り立っています。まずは大まかに全体像をつかみましょう。
その後詳細な説明のページを読んでみましょう。
- 生産性を向上させるための意識の持ち方
- 改善活動のためのステップ
- 改善活動で使えるツール
- 打ち手別の事例紹介
生産性向上ガイドライン カテゴリ別概要解説と目次集
生産性向上ガイドラインの4項目についての詳細解説記事へのリンクをまとめています。
当WEBページを目次代わりに使うと分かりやすくなっているので、このページをブックマークした上で、順に、もしくは気になる項目の解説記事に移動して記事をご覧ください。
1.生産性を向上させる意識の持ち方
生産性を向上させるためには業務改善が必要になります。
なお、業務改善とは、単に業務を効率化するだけでなく、介護サービスの質を維持・向上させながら、職員の働きがいを高めることを目指します。 この考え方は、一般的な大量生産や低価格化を目的とした生産性向上とは一線を画しています。
介護現場における業務改善は、以下の2つの視点から捉えられます。
・質の向上
業務改善活動を通して、ケアに直接関係する業務時間の割合を増やし、内容を充実させる。
・量的な効率化
業務の質を維持・向上しながら、無駄な作業や業務量（時間）を減らす。
この2つの視点を両立させることで、利用者にも職員にとってもより良い介護サービス提供の環境が実現すると考えられています。
まずは意識改革からはじめよう
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 まずは意識改革
ゼロベース（※）で5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）や3M（ムリ・ムダ・ムラ）という業務改善の基本となる考え方を理解することから始まります。
※ゼロベース
「昔からこうしている」「●●さんに言われたからやっている」「場所がない」「こうするのが当たり前」などの制限を一度とっぱらってまっさらな状態で現状を考えること。
成功率を80%以上にするための組織マネジメント（番外編）
介護現場の生産性を向上させるための取り組みが行われるようになって、「介護テクノロジーを導入した」「研修を行った」「プロジェクトチームや委員会を作った」だけではうまく行かないことに気づく施設も多いでしょう。
なぜならば、生産性向上のための取組とはすなわち組織改革であるからです。
組織改革は組織マネジメントの方法を見直すことでなされます。
例えば組織マネジメント力が不足している介護施設は、ICTなどの介護テクノロジーを導入してもテクノロジーに使われてしまい、かえって業務量が増えてしまう、あるいはテクノロジーの利用が止まってしまうでしょう。
組織マネジメント力のある施設は同じ介護テクノロジーを使用しても、その機能を十分に発揮するだけでなく新たな使い方を創出し、新しいオペレーションや新しい価値を作っていくことが出来るのです。
2.改善活動のためのステップ
業務改善活動を進めるための標準的なステップとして、5つの手順が示されています。
5つの手順を着実に実行し、PDCAサイクルを回していくことによって、職場環境の改善や介護サービスの質向上を目指します。
また、ガイドラインでは業務改善活動を円滑に進めるために、「ファシリテーター・支援・促し役」というもの設置が推奨されています。
ファシリテーターは、プロジェクトリーダーやメンバーをサポートし、業務改善活動が円滑に進むように次のような活動を行います。
・ 活動の進捗管理
・意見やアイデアを引き出す
・モチベーション維持
・関係者への連絡調整
・ 資料作成
*・会議の準備・運営 など
ファシリテーターはファシリテーションスキルを活用し、参加者全員が積極的に意見を出し、主体的に活動に取り組める環境づくりをします。
手順1 改善活動の準備をしよう
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 プロジェクト開始
業務改善活動に対する職場全体の理解と協力を得ること、そして、改善活動を行うチームを立ち上げます。
【ポイント】
・キックオフ宣言で経営者から業務改善活動に取り組む意義を全職員に宣言してもらう。
・プロジェクトチームを立ち上げ、オリエンテーションを通して、業務改善活動の意義、施設で取り組む意義、活動全体像を共有する。
・ 職員が意見を出しやすいように、報告や説明だけでなく意見交換の時間を設ける。
・プロジェクトチームの不安を取り除き、主体的に取り組めるようサポートする。
・経営者や管理者は心理的安全性を提供できるような説明や行動を行う。
手順2 現場の課題を見える化しよう
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 課題の見える化
現場の課題を洗い出し、課題を共有することで、現場の全体像を把握します。
【ポイント】
・気づきシートなどを用いて、現場の困りごとや問題点を収集する。
・ ホワイトボードなどを活用し、収集した内容を「ムリ・ムラ・ムダ」の観点から分類・整理する。
・ 因果関係図を作成し、課題を構造的に理解する。
・業務時間調査を実施し、各業務にかかっている時間を定量的に把握する。（実用難度が高いので後回しでも可）
・取り組む課題を1つに絞り込む。
手順3 実行計画を立てよう
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 改善方針を立てる
手順2で作成した因果関係図や業務時間調査（実用難度が高いため後回しでも可）の結果に基づき、具体的な実行計画を立て、改善活動を進めるための道筋を作ります。
【ポイント】
・改善方針シートを作成し、「何の課題に対して、どのような活動を、どの順番で進めていくのか」を明確にする。
・進捗管理シートを作成し、「誰が」「何を」「いつまでに」 を明確にすることで、計画の実行可能性を高める。
・目標達成を測る指標と観察ポイントを設定する。
・上位目的や改善方針に沿って、取組内容を吟味する。
手順4 実行計画を実践しよう
手順3で作成した進捗管理シートに基づき、改善活動を実行します。
プロジェクトが予定通りに進むための組織マネジメントの工夫も取り入れましょう。
1か月に2時間のミーティングを行うよりも毎週30分という細かいミーティングを行いましょう。メンバーがこまめに顔を合わすことで、スケジュールの変更やイレギュラーを拾い上げることでき、計画全体を成功に導きやすくなります。
【ポイント】
・コミュニケーションをこまめにとる。
・ポジティブな言葉を掛け合う。
・小さなタスク達成でも褒め合いモチベーションを高める。
・スケジュールやタスク変更や課題に対して柔軟に相談できる寛容さを持つ。
手順5 改善活動を振り返ろう
業務改善活動を振り返り、評価・改善することで、継続的な改善活動につなげるることが重要です。
小さな改善はモチベーションとなり、小さな改善を続けることが大きな改善に繋がります。
【ポイント】
・進捗管理シートを用いて、課題解決に向けた道筋を検証する。
・計画通りに進まなかった場合は、その原因を分析し、改善策を検討する。
・計画変更を行った場合は、上手くいった点に焦点を当て、成功事例として共有する。
・振り返り結果に基づき、改善方針シートや進捗管理シートを見直し、実行計画を練り直す。
3.改善活動で使えるツール
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 改善活動で使えるツール
介護現場における業務改善活動を進めるための、様々なツールを紹介しています。
これらのツールを活用することで、業務改善活動の効率化、可視化、定量化を図り、より効果的な改善活動が行えるようになります。
生産性向上ガイドラインでは、厚生労働省が開発したツールを中心に紹介されていますが、当WEBサイトでは他の使えるツールも紹介しています。
・気づきシート
現場の職員が日々の業務の中で感じた問題点や改善点などを自由に書き出すためのシートです。
・業務時間調査票（タイムスタディ調査）
職員が1日の業務時間を記録し、各業務にかかっている時間を可視化するためのシートです。
・業務時間見える化ツール
業務時間調査票で得られたデータを分析し、業務効率化のための改善策を検討するためのツールです。
・課題把握シート
施設・事業所の課題を管理者と職員それぞれの視点から把握するためのチェックシートです。
管理者と職員の課題認識の差を観察したり、施設・事業所内の課題を時系列で確認したりするために使用します。
・課題分析シート
ワークショップで議論された内容を「原因」「課題」「悪影響」に分けて構造化し具体的な改善策を検討するツールです。
・改善方針シート
課題分析シートで抽出した課題から、優先的に取り組む課題を決定し、具体的な改善計画を立てるためのツールです。
・進捗管理シート
改善活動の進捗状況を管理し、振り返りを行うためのツールです。
4.打ち手別の事例紹介
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 打ち手別の事例紹介
介護現場の課題は7つの打ち手（生産性向上ガイドライン中では「7つの視点」という表記）に集約できます。
生産性向上ガイドラインには7つの打ち手別の課題解決事例が記されています。
介護施設の課題は似ていることが多いため、これらの事例を参考に自施設の課題解決の参考にすると良いでしょう。
伴走支援・研修・ファシリテーターをうまく使う
生産性向上のためのプロジェクトを初めて行う介護施設は多いものと思います。
そして、生産性向上ガイドラインはこのような介護施設にとってのプロジェクトの指針として良いガイドとなってくれます。
しかし、プロジェクト推進に慣れていない介護施設にとっては委員会やプロジェクトマネジメント、ツールの利用、ファシリテーションは難しいと考えられますし、実際、「うちではそんな余裕はない」という声をよく聞きます。
また、介護ICTやロボットなどの介護テクノロジーを購入しても、その利用が定着しないという施設が半数以上あるとされています。
そのため、スタッフ教育や伴走支援、ファシリテーションが不可欠とされおり、生産性向上ガイドラインにも伴走支援やファシリテーション、研修を外部業者に依頼することを勧めています。
また、このようなプロジェクトにおける教育や伴走支援に対しても補助金が適用できるようになってきておますし、補助金の適用要件として「第三者による業務改善支援又は研修・相談等による支援を受けること」という表記が入るようにもなってきています。
そのため、研修や伴走支援を前提にしてプロジェクトを開始し、補助金を申請するのは有効な方法でしょう。
当社は生産性向上のための伴走支援、介護テクノロジーの導入支援のための研修、セミナー、伴走支援、ファシリテーション、さらには補助金申請サポートも行っておりますので、ご興味があればこちらからお問合せをいただければと思います。
