介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 改善活動で使えるツール
目次
2024年度の介護報酬改定における生産性向上推進体制加算(I)(II)の新設や、令和7年度から処遇改善加算の要件としても記載がされることで注目されている「生産性向上ガイドライン」。
本記事では生産性向上ガイドラインについて、できるだけ優しく実用できるよう解説をしていきます。
生産性向上ガイドラインってなに？
介護施設で生産性向上に取り組む際、厚生労働省の生産性向上ガイドラインを活用することは非常に有効です。
しかし、ガイドラインを初めて読むと、その情報量の多さに圧倒され、どこから手をつけて良いか分からなくなることもあります。
本記事では、ガイドラインを効果的に活用するための具体的な方法と、介護職員やプロジェクトメンバー、経営者がこれを理解し、実践するためのアプローチを順を追って紹介していきます。
生産性向上ガイドラインの全体像
生産性向上ガイドラインは大きく4つの項目から成り立っています。まずは大まかに全体像をつかみましょう。
その後詳細な説明のページを読んでみましょう。
- 生産性を向上させるための意識の持ち方
- 改善活動のためのステップ
- 改善活動で使えるツール
- 打ち手別の事例紹介
改善活動で使えるツール
生産性向上ガイドラインや厚生労働省の資料中には様々なツールがあります。
これらのツールを使うことで、改善活動をスムーズに進めることが出来ます。
しかし、これらのツールの詳細な使い方や使うタイミング、ツールの場所などがばらばらになっており分かりにくいためこのページでまとめております。
課題把握シート
現場の定番課題を抽出・整理するためのチェックシートです。
※Microsoft Excel 2013,2016,2019のみを稼働対象としており、Excelのバージョンによってうまく動かない可能性が高いことに注意してください。
介護現場の定番の課題に対して、職員と管理者の認識を見える化しその差を確認することができるが、下記の気づきシートをしっかりと収集してプロジェクトメンバー内で因果関係図を作る作業を通して話し合うことで、このツールの目的と同様の目的が果たせるためこの課題把握シートの使用は必須ではありません。
入所用、訪問用、居宅介護支援事業所用など施設のタイプごとに現場に定番の課題を点数化することが出来ます。
定番の課題は、事業計画、遂行体制、人材育成、人材の配置、職場環境整備といった施設・事業所管理の視点と、情報共有、サービス提供といった日々現場で発生する業務の視点から構成されています。
本WEBサイトでは「課題把握シート」の実施は、Excelのマクロの利用や収集作業が煩雑になる点から、ややハードルが高いと考えているため、下記の「気づきシート」から課題を見える化していく手法をお勧めしています。
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』のP83～に記載があります。
Excelファイルダウンロードはこちら
（厚生労働省 介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン より引用）
気づきシート
日常業務での問題点を自由に記述するためのツールです。
職員が考えている課題・気づき・アイディアを収集し、その原因や結果を見える化します。
先の課題把握シートは現場定番の課題ありきで、その課題を設定して見える化するのに対し、気づきシートは課題は自由記述となっているため、見える化される課題は定番の課題以外にも発見できるというメリットがあります。
なお、結果的に現場定番の課題に行きつくことも多くあります。
気づきシートに関しての詳細はこちらをご覧ください。
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 課題の見える化
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』のP78～に記載があります。
Excelファイルダウンロードはこちら
介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より引用
因果関係図
気づきシートで抽出された課題の因果関係を見える化するためのツールです。
物事の原因と結果、原因の原因など、頭の中で考えていてもグルグル回るだけでぼんやりとしてしまう事象を、付箋と矢印で見えやすくすることで、その原因と結果を見える化します。
この作業を行うことでプロジェクトメンバーは結構頭を使いますが、現場と管理層のギャップ、職種間のギャップも明らかになっていき施設内の一体感が出てくることになります。
因果関係図についての詳細はこちらをご覧ください。
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 課題の見える化
因果関係図はPCで作るものではなく、模造紙やテーブル、ホワイトボードなどの広いキャンバスを使うため、特定のファイルはありません。
「原因」「結果」「悪影響」と書き付箋で作っていきます。
どうしてもPCで作りたい場合はオンラインホワイトボード（Miro,Google Jamboardなど）を利用しましょう。
課題分析シート
因果関係図の作成後に使用し、施設の課題の因果関係を文章にします。
また、複数ある課題の優先順位付けを行うのに使用します。
因果関係図についての詳細はこちらをご覧ください。
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 課題の見える化
課題分析シートは『生産性ガイドライン（介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年版』のP86～にあります。
ExcelファイルをDLしたい場合はこちらからDLしてください。
（厚生労働省 介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン より引用）
改善方針シート
課題解決の道筋を整理するためのシートです。
課題分析シートの作成後に使用し、課題分析シートで得られた課題と優先順位に対し、主に、だれが、どのようにして課題解決のための改善活動を行っていくかを示すものです。
改善方針シートを施設内に掲示して職員全体で共有することで、職員全体で改善意識を持って行くことも重要なことです。
改善方針シートについての詳細はこちらをご覧ください。
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 改善方針を立てる
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』のP88～に記載があります。
Excelファイルダウンロードはこちら
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』より引用
進捗管理シート
改善活動の役割分担やスケジュールを管理するシートです。
最終的な改善目標はやや抽象的で数か月後という遠い話であるためなかなか実感が湧かず、スタートでうやむやになり失敗することが多いものです。
遠い未来を差し迫った直近の未来へとスケジュールすること、タスクを小さく具体的なものとすることで、プロジェクト推進を確実に進められるようにします。
進捗管理シートについての詳細はこちらをご覧ください。
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 改善方針を立てる
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』のP90～に記載があります。
Excelファイルダウンロードはこちら
厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』より引用
業務時間見える化ツール
業務を定量的に時間で把握するためのツールです。
主に直接介護と間接業務の割合を把握することで、間接業務の取り組みに向けた準備とします。
改善活動の実の前後でどのように時間の変化があったかを評価する際（KPIの設定や確認）に使用します。
職員ごとの業務の時間の見える化もでき、ムリ・ムダ・ムラを見える化することもできます。
全く同じものではありませんが、同様の考えをしたツールが、厚生労働省『介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年度版』のP79～に記載があります。
Excelファイルダウンロードはこちら
(厚生労働省WEBサイトより引用)