介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 課題の見える化
目次
2024年度の介護報酬改定における生産性向上推進体制加算(I)(II)の新設や、令和7年度から処遇改善加算の要件としても記載がされることで注目されている「生産性向上ガイドライン」。
本記事では生産性向上ガイドラインについて、できるだけ優しく実用できるよう解説をしていきます。
生産性向上ガイドラインってなに？
介護施設で生産性向上に取り組む際、厚生労働省の生産性向上ガイドラインを活用することは非常に有効です。
しかし、ガイドラインを初めて読むと、その情報量の多さに圧倒され、どこから手をつけて良いか分からなくなることもあります。
本記事では、ガイドラインを効果的に活用するための具体的な方法と、介護職員やプロジェクトメンバー、経営者がこれを理解し、実践するためのアプローチを順を追って紹介していきます。
生産性向上ガイドラインの全体像
生産性向上ガイドラインは大きく4つの項目から成り立っています。まずは大まかに全体像をつかみましょう。
その後詳細な説明のページを読んでみましょう。
- 生産性を向上させるための意識の持ち方
- 改善活動のためのステップ
- 改善活動で使えるツール
- 打ち手別の事例紹介
改善活動のためのステップ
別途、課題の見える化ガイドがありますのでこちらからダウンロードしてください。
課題を見える化する
介護現場の生産性向上ガイドライン｜使い方解説 まずは意識改革では、生産性向上のための意識の持ち方について学び、「3M」「5S」「7つの打ち手」の考え方を身に着けました。
これらは課題を収集するためにスタッフ全体で持つ必要のある意識でした。
これらの意識を持つことで、普段何気なく行っている業務に対し様々な疑問や改善すべき点がほんわか浮かんでくるようになります。
浮かんできたアイディアを収集して見えるようにしていくことが改善活動のための一歩目になります。
「気づきシート」でアイディアを収集する
課題・気づき・アイディアを収集するために「気づきシート」を利用します。
気づきシートとはトヨタ自動車でも活用されている課題見える化のための基本ツールです。
気づきシートの書き方は以下のようになります。
気づきシートを紙に印刷し、多くの職員に書いてもらい、回収します。
その場で一気に書いてもらい回収するよりは、1週間程度時間を設けてその間に気づいたことを書いてもらう方が、質の高い気づきの収集に繋がります。
■気づきシートの書き方・使用の注意
・1枚に1つの課題や気づきを記載します。（1枚のシートに複数の課題を書かない。）
例）×送迎の時間に人が足りないし、食後に利用者さんが放置されている（これを1枚のシートに記入する）
例）〇送迎の時間に人が足りない（1枚目のシートに記入） 食後の移動介助ができる人が足りない（2枚目のシートに記入）
・気づきシートは、全ての職員が作成できるようにしておき、職種、年代、職位などに偏りが出ないように回収しましょう。
・できるだけ多くシートを集めましょう。重複した内容のシートは1枚とみなし、30枚以上を目指して収集しましょう。
・シートを提出しやすい環境を作り、シートを提出することが称賛される雰囲気を作りましょう。
介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より引用
バージョンアップ版の気づきシート
先の気づきシートのサンプルは厚生労働省の生産性向上ガイドラインを画像化したものです。
そのため解像度が少々落ちており、またサイズ的にも適しているかは分かりません。
実際に施設の方で試用される場合は少し加工して使用することになると思います。
また、当社の伴走支援で使用している気づきシートも無料で開放しています。
当社の気づきシートは生産性向上のための伴走支援の知見を組み込んで独自に改善しています。
カラー印刷だと印刷金額が高くなるのであえて白黒にもしています。
当社オリジナルの気づきシートはこちらからダウンロードできます。
気づきシートの内容を端的に付箋に書く
気づきシートを回収後、気づきシートに書かれた内容を端的に付箋に書いてみましょう。
気づきシートは多くのスタッフから収集しますが、内容的に同じと考えられるものは同じ1枚の付箋にします。
付箋は30枚以上になるように気づきシートを沢山収集しておきましょう。
介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より引用
「因果関係図」を作成する
「気づきシート」で得られら付箋の因果関係を作成することで、課題の原因を突き止める作業です。
「原因」「結果」「悪影響」のカテゴリ別で付箋を分ける
大きな模造紙やホワイトボードなどを用意しましょう。無ければ大きめのテーブルで行います。
ここではホワイトボードを使用していることにします。
まずホワイトボードの上部に下図のように「原因」「結果」「悪影響」と書きます。
原因と結果のスペースを大き目に取っておくと良いです。
スタッフの視点によって、結果と思っていたのは実は原因だった、結果の原因にはさらに原因があるということが発生し、原因と結果の部分を多く使用することになるためです。
そして原因、結果、悪影響の部分に先に作成した付箋を貼っていきましょう。
次のような感じです。原因と結果がはっきりしないものは一旦、中間地点などに貼りましょう。
付箋の因果関係で矢印を引っ張る
例えば今回は「腰痛」に着目します。
腰痛の原因となりそうな付箋を探します。
ここでは、「自分のケアが正しいのか分からない」と「マニュアルがなく人によってやることが違う」が「腰痛」の原因となりそうですので次のように矢印を引っ張ります。
ここで一度確認していただきたいのは、両方向で確認するということです。
・「腰痛」の原因は「自分のケアが正しいのか分からない」からだ
・「自分のケアが正しいか分からない」ことが原因で「腰痛」になっている
という風に両方向で理解し納得ができることが重要です。
全ての結果に矢印が入るように矢印を結んでいく
作業を進めていくと矢印が多く引っ張られていきますので、付箋の場所は適宜、分かりやすい場所に変更しても大丈夫です。
実は付箋を使っている理由はここの作業ですぐに移動して貼れるからというのもあります。
実際に行うと次のようなものが完成します。
（厚生労働省 介護事業所向け生産性向上セミナー資料より引用）
ここでは分かりやすくするため次の図を使用していきます。
このように矢印が引っ張れたところで、次のようなマグネットを準備します。
ホワイトボードに貼るマグネットの上に数字を書いた紙を貼れば大丈夫です。
数字は次のものを用意します。
「1」「2-1」「2-2」「3」「4」「5」「6」「7」
です。
鋭い人は気づいたかもしれません。
これはすでに学習した「7つの打ち手」なのです。
（厚生労働省 介護サービス事業（施設サービス分）における 生産性向上に資するガイドライン より引用）
矢印を解決するために7つの打ち手のどれを使うかを検討するのです。
例えば、「腰痛」の原因となっている「無理な姿勢」の矢印に対しては、
6：OJTの仕組み作り
2-2：テクノロジーの活用
の2つの解決策が打てるのではないかと考えるのです。
打ち手は1つでも複数でも構いませんが、多くの場合、複数の打ち手が存在します。
打ち手のマグネットを矢印に順次置いていくと次のような図ができていきます。
優先して取り組むべき課題を見える化する
矢印に入れ込んだ7つの打ち手で課題解決を行っていきます。
どの課題に取り組むかのポイントは、矢印が多く出入りしている課題を選ぶことです。
これは、矢印が多く出入りしている課題を解決することは改善効果が広くなるためです。
今回は下記の一連の矢印で結ばれた原因から結果、悪影響にかけてに注目してみました。
また、この中で打ち手として最も多いのは3,6です。
ここでは3（手順書の作成）を行うことで「腰痛」という課題、さらにはその上にある「離職多」の解決を進めていくことを検討します。
「課題分析シート」に記す
先ほど記したように、3（手順書の作成）を行うことで「腰痛」という課題、さらにはその上にある「離職多」の解決を進めていくことにしました。
原因や課題を抜き出し、シンプルに記すための補助的なツール「課題分析シート」でさらに見える化をします。
課題分析シートは生産性ガイドライン（介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）パイロット事業令和2年版）の85ぺージにあります。
DLしたい場合は下記よりDLしてください。
（厚生労働省 介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン より引用）
次のように、課題分析シートの原因に「手順書がない、正しい移乗知らない、ムリな姿勢」、課題に「腰痛」、影響に「離職多」と記すことでよりこれらにフォーカスすることが出来ます。
今回はシンプルにするため課題を「腰痛」の一つに絞っていますが、慣れてきたら複数の課題を挙げて、さらに課題に優先順位をつけてみましょう。
（番外編）複数ある課題の順位付けを行うツール
課題を見える化する作業を行うことで、通常は複数の課題が挙がってきます。
複数の課題を全て一気に解決することは難しいため、解決する課題の優先順位付けを行い一つ一つ解決していくことになります。
しかし、優先順位のつけ方が分からないというお声もよく聞きますので、ここでは、課題の優先順位付けのためによく利用される指標やツールについて紹介します。
因果関係図や課題分析シートで見える化した複数の課題に取り組む際、以下の項目を考慮に入れることをお勧めします。
緊急性と重要性の評価
改善効果の響影の大きさの分析
実現可能性のハードルの高低の検討
時間やお金や人などのリソースの利用可能性の確認
これらの要素を考慮しながら優先順位を決定することが重要です。
使用可能なフレームワークツールとしては次のようなものがあります。
アイゼンハワーマトリックス（緊急度と重要度のマトリックス）：緊急性と重要性に基づいて2×2のマトリックスで分類し評価する方法
インパクト-エフォートマトリックス（影響と労力のマトリックス）：影響の大きさと実現の難易度を2×2のマトリックスで分類し評価する方法。マトリックスでできる4エリアをそれぞれPossible(可能)、Implement(実行)、Challenge(挑戦)、Kill(無視)に分けそれぞれの頭文字を取ってPICKチャートとすることもある。
これらのツールを活用することで、複数の課題を効果的に整理し、取り組むべき順序を決定することができます。
とくに、生産性向上の取り組みを行い始めて日が浅い施設には、当社の伴走支援上の経験値として「実現のハードルが低いこと」（インパクト-エフォートマトリックスの中における左上（難易度低い・影響大きい）を重視することをお勧めします。これは、よほど緊急なことが無い場合です。
伴走支援・研修・ファシリテーターをうまく使う
生産性向上のためのプロジェクトを初めて行う介護施設は多いものと思います。
そして、生産性向上ガイドラインはこのような介護施設にとってのプロジェクトの指針として良いガイドとなってくれます。
しかし、プロジェクト推進に慣れていない介護施設にとっては委員会やプロジェクトマネジメント、ツールの利用、ファシリテーションは難しいと考えられますし、実際、「うちではそんな余裕はない」という声をよく聞きます。
また、介護ICTやロボットなどの介護テクノロジーを購入しても、その利用が定着しないという施設が半数以上あるとされています。
そのため、スタッフ教育や伴走支援、ファシリテーションが不可欠とされおり、生産性向上ガイドラインでも伴走支援やファシリテーション、研修を外部業者に依頼することを勧めています。
また、このようなプロジェクトにおける教育や伴走支援に対しても補助金が適用できるようになってきておますし、補助金の適用要件として「第三者による業務改善支援又は研修・相談等による支援を受けること」という表記が入るようにもなってきています。
そのため、研修や伴走支援を前提にしてプロジェクトを開始し、補助金を申請するのは有効な方法でしょう。
当社は生産性向上のための伴走支援、介護テクノロジーの導入支援のための研修、セミナー、伴走支援（対面・オンライン）、ファシリテーション、さらには補助金申請サポートも行っておりますので、ご興味があればこちらからお問合せをいただければと思います。
DX医療介護ナビ 編集部
関連記事
